pelupusan : TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI KOLEJ  KOMUNITI  MASJID TANAH,  MELAKA.

Wan Ahmad Ramzi Bin Wan Yusuf

Kolej komuniti Masjid Tanah, 

 wanramzi@kkmt.edu.my

1.0              PENGENALAN

Di dalam sesebuah organisasi tidak kira sama ada sektor swasta ataupun  kerajaan,

Penggunaan alatan atau  perkakasan  yang digunakan  bagi menjalankan pengoperasian  atau  juga melengkapi kemudahan  keseluruhan organisasi yang dinamakan sebagai asset. Aset mempunyai tempoh  masa penggunaan tertentu untuk membolehkannya ditukar dengan  aset baru  bagi menggantikan  yang lama.  Keadaan ini berlaku disebabkan  beberapa perkara seperti aset yang sedia ada sudah tidak mengikut spesifikasi  keperluan semasa, peralatan rosak kekal dan lain lain lagi. Oleh yang demikian, proses ini penting sebagai salah satu elemen yang menjadi faktor kemantapan  pengoperasian sesebuah organisasi yang perlu sentiasa memenuhi keperluan semasa dan  melancarkan proses kerja.

2.0              DEFINASI PELUPUSAN

Proses pelupusan bermaksud satu proses tindakan untuk mengeluarkan aset daripada milikan, kawalan, simpanan, dan  rekod mengikut kaedah – kaedah yang di tetapkan.

2.1       Objektif Pelupusan

Memastikan Jabatan :

1.      Tidak menyimpan harta benda yang tidak boleh di gunakan / tidak di perlukan lagi

2.      Menggantikan barangan yang dilupus.

3.      Mendapat hasil pulangan yang terbaik

4.      Menjimatkan ruang stor / pejabat

5.      Membolehkan aset milik Kemeterian/Jabatan/Unit dipindahkan ke 

           Kementerian/Jabatan/Unit lain.

2.2       Jenis Aset Alih

1.      Aset Kementerian / Jabatan yang di perolehi daripada wang kerajaan

2.      Aset yang di terima sebagai hadiah atau sumbangan

3.      Sampel / barang contoh untuk tender / kontrak

4.      Aset yang di lucut hak

2.3       Justifikasi Pelupusan

(a)   Tidak Ekonomi Dibaiki;
(b)   Usang/obselete;
(c)   Rosak dan tidak boleh digunakan;
(d)   Luput tempoh penggunaan;
(e)   Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
(f)   Tiada alat ganti;
(g)  Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
(h)  Disyor selepas pemeriksaan aset;
(i)   Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;
(j)   Perubahan teknologi; dan
(k)  Melebihi keperluan.

3.0       KAEDAH PELUPUSAN

Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Kerajaan.

Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:

(a)   Jualan secara:-

(i)   Tender
(ii)  Sebut harga
(iii) Lelong

(b) Musnah secara:-

(i)   Ditanam
(ii)  Dibakar
(iii) Dibuang
(iv) Ditenggelam
(j)   Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.

(c)   Jualan Sisa
(d)  Tukar Barang (Barter Trade)
(e)  Tukar Beli (Trade In)
(f)  Tukar Ganti (Cannibalize)
(g)  Pindahan
(h)  Hadiah

 4.0       PEGAWAI TERLIBAT DI DALAM PROSES PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Proses pelupusan aset alih kerajaan di dalam satu organisasi biasanya melibatkan beberapa pihak ataupun pegawai yang bertanggungjawab dalam bidang kuasa masing masing untuk memastikan proses kerja berjalan lancar.  Pegawai pegawai yang terlibat terdiri daripada pegawai yang dilantik secara dalaman , lantikan daripada kementerian , kakitangan sokongan dan juga beberapa kakitangan di dalam organisasi yang terlibat secara langsung.  Antaranya adalah :-

a)      Pegawai Pemverikasi Stor (Lantikan Dalaman)

b)      2 Ahli Lembaga Pemeriksa Aset alih kerajaan (Lantikan JPKK)

c)      Pegawai Pelupusan (Lantikan Dalaman)

d)     Pihak Pengurusan Kolej Komuniti Masjid Tanah

e)      Pegawai Pembangunan

f)       Pegawai PEP (Perakuan Pelupusan) yang dilantik.

5.0       TUGAS TUGAS PEGAWAI TERLIBAT DALAM MELANCARKAN PROSES PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN:-

a)      Pegawai Pemverikasi Stor

Menyediakan dan memfailkan dan menyemak fail fail kew pa 2, kew pa 3 serta fail fail aset yang terlibat.

b)      Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan

i.                    Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada urusetia pelupusan jabatan.

ii.                  Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

iii.                Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan dikeluarkan.

iv.                Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew - Pa 17.

v.                  Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai.

vi.                Menyemak dan menandatangani Kew – Pa 17 dan kemukakan kepada Urusetia.

c)      Pegawai Pelupusan (Lantikan Dalaman)

i.                    Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew .Pa -15

ii.                  Mendapatkan perakuan pelupusan (PEP) Kew. Pa-16

iii.                Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. Pa-17

iv.                Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur.

v.                  Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus.

vi.                Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.

vii.              Memohon perlanjutan tempoh pelupusan.

viii.            Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah  pemusnahan.

ix.                Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Kew. Pa-18

x.                  Memperolehi kelulusan asset Kew.Pa – 19

xi.                Menghantar Kew. Pa-19 kepada Kuasa Melulus.

xii.              Mengemukakan Laporan Tahunan Aset Kew. Pa-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

xiii.            Mewujudkan fail sokongan bagi item item yang telah dilupus bagi tujuan rekod.

xiv.            Memastikan semua proses pelupusan berlaku dengan lancar dan selesai.

d)     Pegawai Pembangunan

i.                    Mengenalpasti item item yang hendak dilupus di semua jabatan/unit .

ii.                  Mengumpul item item yang hendak dilupus dan menempatkannya di kawasan simpanan sementara.

iii.                Memastikan semua Aset Alih Kerajaan (selain barangan elektronik dan komputer) berdaftar.

e)      Pegawai PEP (Perakuan Pelupusan) yang dilantik.

i.                    PEP diperlukan bagi semua aset mekanikal, elektrikal dan elektronik.

ii.                  PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.

iii.                Rujuk JKR atau pakar khusus

iv.                Disahkan oleh dua (2) pegawai yang tidak terlibat dengan aset

f)       Pihak Pengurusan Kolej Komuniti Masjid Tanah

i.                    Menyediakan urusan surat menyurat kepada Kementerian/Jabatan untuk permohonan kelulusan.

ii.                  Penyediaan Sijil Pelupusan Aset alih Kerajaan Kew-Pa 17.

iii.                Menerima resit rasmi kerajaan hasil daripada kaedah pelupusan jualan sisa.

6.0       KUASA MELULUS PELUPUSAN

Kuasa Melulus adalah satu badan yang diberi kuasa untuk meluluskan permohonan pelupusan berdasarkan nilai perolehan asal satu aset dan juga nilai perolehan asal keseluruhan aset yang dipohon.  Kuasa Melulus terbahagi kepada dua peringkat iaitu :-

i.                    Perbendaharaan

ii.                  Kementerian /Jabatan

i.                    Kuasa Melulus Perbendaharaan

(a)    Nilai perolehan asal satu aset  melebihi RM 50,000.00 atau jumlah keseluruhan  melebihi RM 500,000.00 dan

(b)   Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut :

-Hadiah

-Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri

-Tukar Beli / (Trade In)

-Tukar Barang ( Barter Trade)

-Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan.

ii.                  Kuasa Melulus Kementerian/Jabatan

(a)    Nilai perolehan asal satu aset tidak  melebihi RM 50,000.00 atau jumlah keseluruhan  tidak melebihi RM 500,000.00 dan

(b)   Pindahan aset di antara Jabatan/Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM 50,000.00 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM 500,000.00

Berdasarkan syarat yang ditetapkan oleh kedua dua Kuasa Melulus di atas, Permohonan Kelulusan bagi proses pelupusan yang pernah dicadangkan oleh Kolej Komuniti Masjid Tanah adalah di bawah Kuasa Melulus Kementerian/Jabatan di mana nilai perolehan satu aset tidak melebihi RM 50,000.00 dan keseluruhan jumlah perolehan aset tidak melebihi RM 500,000.00

7.0       PROSES KERJA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Langkah	Proses Kerja	Tindakan
Langkah1	Kenal pasti sset yang perlu dilupuskan :- -          Barangan Mekanikal/Elektrik/Elektronik/Perabot -          Peralatan ICT	Peg Pembangunan PPTM
Langkah2	Dapatkan PEP Kew.Pa-16, Jika berkaitan Peralatan ICT Contoh :- -          Isi borang Kew.Pa -16 ATAU    Dapatkan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan , Kew.Pa – 9  ( Inventori ) , Cara ini dilakukan jika aset yang hendak dilupuskan tidak mempunyai rekod penyelenggaraan sepanjang usia penyimpanannya. Contoh : Kew.Pa 9 (Aset Kerusi )	PPTM
Langkah 3	Proses penyediaan “summary” aset  hendak dilupus:- -          Dapatkan Kad Daftar Harta Modal @ Kew Pa 2, Kew Pa 3 bagi tahun pembelian aset . -          Semak No Pendaftaran item dan tandakan untuk langkah seterusnya. -          Buat salinan kad daftar bagi kad daftar yang ditandakan untuk simpanan. -          Ambil gambar aset dan senaraikan no daftar aset mengikut jenis aset. Contoh dokumen sokongan yang dihasilkan untuk di kepilkan bersama sama borang Kew.Pa - 9	Urusetia Pelupusan @Pegawai Pelupus Pegawai Pembangunan
Langkah 4	Menyediakan “summary” bagi aset yang telah di kenalpasti atau Kew.Pa -17 yang mengandungi butiran lanjut tentang:- a)      Keterangan aset b)      Kuantiti c)      Tarikh Pembelian d)     Tempoh digunakan/disimpan e)      Nilai Perolehan asal f)       Nilai semasa Ahli lembaga perlu menyemak dan menandatangani Borang Kew.Pa 17	Urusetia Pelupusan Ahli Lembaga Pemeriksa {1 Pengerusi dan 1 Ahli , yang mana tidak terlibat langsung dalam pengurusan aset}
Langkah         5	Membuat surat lantikan sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih kerajaan. Kew .Pa -15 Contoh :-	Pihak Pengurusan KKMT
Langkah       6 Langkah7	Persediaan menghantar kebenaran permohonan pelupusan kepada bahagian Kuasa Melulus (JPKK) :- -          Menyediakan surat permohonan dan sertakan dokumen sokongan iaitu i)                    Salinan Kew.Pa 16 (jika perlu) ii)                  Salinan Kew.Pa 17 -          Menghantar Surat kepada Bahagian Pengurusan JPKK Contoh Surat permohonan aset yang tidak digunakan Maklumat penting terkandung di dalam surat permohonan ini adalah :- Kew.Pa 17 yang mengandungi:- -          Nilai perolehan bagi satu unit aset -          Jumlah keseluruhan nilai perolehan bagi semua aset yang hendak dilupus Kedua dua nilai perolehan ini perlu dilihat dan disemak sama ada memenuhi mana mana syarat keperluan bidang Kuasa Melulus di bawah iaitu:- Kemukakan kepada Perbendaharaan jika – i.                    Nilai perolehan asal bagi satu aset melebihi RM 50,000.00 atau Jumlah Keseluruhan melebihi RM 500,000.00 ii.                  Syor kaedah pelupusan ; hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau kaaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA. Kemukakan kepada Kementerian/Jabatan jika – i.                    Nilai perolehan asal bagi satu aset kurang       RM 50,000.00 atau Jumlah keseluruhan kurang RM 500,000.00    Jika pelupusan diluluskan , surat kelulusan akan di hantar kepada organisasi untuk makluman pemohon.  Jika tidak diluluskan, laporan akan dikembalikan kepada Urusetia pelupusan untuk mendapatkan maklumat lanjut.   Tempoh menunggu surat Kelulusan Pelupusan . -          Biasanya mengambil masa Sebulan atau lebih Mendapat surat kelulusan yang dipohon, Maklumat penting di dalam surat yang perlu diberi perhatian adalah:- -          Tarikh Kelulusan -          Nombor Rujukan Surat -          Kaedah Pelupusan Contoh Surat : Maklumat penting :- -          Setelah mendapat surat kelulusan permohonan, Urusetia Pelupusan perlu memastikan proses pelupusan mesti diselesaikan mengikut Kaedah yang telah di syorkan oleh Lembaga Pemeriksa dalam tempoh 3 BULAN dari tarikh kelulusan. -          Jika tidak dapat dilaksanakan dalam masa tersebut, TEMPOH PERLANJUTAN selama 2 minggu  boleh dipohon sebelum tamat tempoh yang ditetapkan. Peluang perlanjutan ini hanya diberikan SEKALI sahaja. Sekiranya masih gagal berbuat demikian, permohonan baharu perlu dibuat semula.	Pihak Pengurusan KKMT
Langkah8	Proses Kaedah Pelupusan Merujuk kepada rekod pelupusan Kolej Komuniti Masjid Tanah, syarat bagi nilai perolehan satu aset atau jumlah keseluruhan tidak melebihi Rm 50,000.00 dan RM 500,000.00 sementara jenis aset yang dilupus adalah seperti kerusi dan peralatan ICT dan alatan elektrik. Kaedah yang pernah dilakukan adalah:- i.                    Jualan Sisa ii.                  Sumbangan iii.                Hapus Kira Maklumat penting :- -          Jualan Sisa i)                    Dapatkan Sebut Harga Syarat perlu diketahui :- i)  Dipelawa kepada syarikat Bumiputera, tempatan. ii) Perlu ada permit membeli barangan lupus. ii)                  Hasil Jualan Sisa akan dikeluarkan Resit dan diserahkan kepada Pihak Pengurusan KKMT iii)                Sijil akan diberikan kepada Vendor (Kew.Pa – 19) -          Hapus Kira i)                    Isi Kew.Pa 18 Sijil Penyaksian Pemusnah aset alih Kerajaan a)      Tanam b)      Bakar c)      Dibuang d)      Ditenggelam Dalam kaedah hapus kira, agensi luar peril dilibatkan untuk melengkapkan proses kelulusan pelupusan, keadaan di mana aset yang tidak boleh dimusnahkan secara biasa yang mana mengandungi bahan bahan kimia perlu dirujuk kepada agensi pemusnah yang berlesen seperti :- i)                    Jabatan Alam Sekitar ii)                  Syarikat Gagah Satria (Malaysia) Sdn.Bhd iii)                Syarikat SWM.Sdn.Bhd -          Hadiah i)                          Dilaksanakan Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan/kemahiran. ii)                        Dari Kementerian/Jabatan kepada organisasi, pertubuhan sukarela atau badan badan lain yang diiktirat oleh Kerajaan.
Langkah9	Selesai proses pelupusan :- -          Sijil ( Kew.Pa -19 ) dikeluarkan dan diberi kepada Vendor – untuk kaedah Jualan Sisa -          Sijil Penyaksian Pemusnah Kew.Pa – 18 dikeluarkan bagi pelupusan kaedah pemusnah.	Pihak Pengurusan KKMT Urusetia Pelupusan KKMT
Langkah10	Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus beserta:- a)      Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan b)      Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah c)      Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew.Pa-18 bagi pelupusankaedah pemusnah.	Urusetia Pelupusan KKMT
Langkah11	Kemaskini rekod daftar aset	Urusetia Pelupusan KKMT

8.0       KESIMPULAN

Aset yang  digunakan dengan cara terbaik dan optimum  dapatmengelakkan pelupusan dibuat sebelum tempoh aset perlu dilupuskan. Bagi aset  yang tidak boleh digunapakai lagi atau berstatus kerosakan kekal, sememangnya perlu dilupuskan melalui tindakan pelupusan iaitu mengikut tatacara yang ditetapkan.  Proses pelupusan aset perlu dibuat bagi mengelakkan berlakunya kehilangan dan kerosakan berterusan yang akhirnya mengundang masalah kepada  jabatan.  Dengan cara ini , pengurusan asset ssebuah organisasi akan lebih tersusun dan dalam masa yang sama  dapat meningkatkan  lagi tahap pencapaian kerja dari semasa ke semasa.  

   

RUJUKAN

1.     Penulis Laman Sesawang

Nama Penulis : PUAN HJH NOORIDAH BTE ELIAS

URL :  http://www.scribd.com/doc/28377311/PELUPUSAN-ASET

Tarikh : 8 November 2013

2.     Penulis Laman Sesawang

Nama Penulis : admin ~ Pejabat Pelajaran Daerah Kuala Muda/Yan

URL :  http://ppdkmy.net/?p=2135

Tarikh : 29 Oktober 2013

3.     Organisasi/ Institusi

Univerisiti Sains Malaysia. Tatacara Pengurusan Aset Alih dan Inventori

USM, Pulau Pinang.